Projectmanagement: outsourcen of toch niet?

Er zijn 3 waarderingen

Project management, CRM, IT, netwerk infra, verander management

De voor- en nadelen overzichtelijk op een rij.

Bepalen of je de projectmanagement-functies van je organisatie wilt gaan outsourcen is lastig. Voordat je deze in potentie risicovolle stap waagt, moet je goed onderzoeken of dit gunstig is voor de business. Wat nu wel functioneert, werkt in de toekomst misschien niet.

Er kunnen veel voordelen zijn aan het outsourcen van de projectmanagement-functies van je organisatie. Maar er zijn evenzoveel valkuilen. Er bestaan geen passende adviezen die voor iedere branche, bedrijfsgrootte of bedrijfstype opgaan. Net zoals je doet met het overwegen van verschillende project management-methodologieën, zo hoor je ook de risico's en bonussen zorgvuldig te onderzoeken en je tijd te nemen om goed te evalueren of het outsourcen van projectmanagement een verstandige stap is voor de organisatie.

Factoren die maken dat je outsourcing van projectmanagement zou moeten overwegen

Lage bezettingsgraad

Afhankelijk van de grootte van je bedrijf, heb je mogelijk niet voldoende personeel in dienst om een projectmanagement office (PMO) op te zetten en onderhouden. Veel bedrijven kampen met onderbezetting en kunnen zich het niet veroorloven om één of meer medewerkers zich op projecten laten focussen; vaak worden bestaande human resources al overbelast; zij kunnen zich beter richten op dagelijkse operationele taken.

Tekort aan ervaren medewerkers

Of je nu werkt voor een klein, middelgroot of groot bedrijf, het kan zijn dat je interne medewerkers niet beschikken over de projectmanagement ervaring en/of training die noodzakelijk is voor het opzetten tot het afsluiten van een project. Afhankelijk van de aard van het project, kan dit zeer specialistische expertise vereisen.

Als je organisatie een aannemer is, moet je bijvoorbeeld kunnen beschikken over specifieke bouwkundige projectmanagementvaardigheden. In dit geval kan het nuttig zijn om naar partijen te zoeken die beschikken over passende technische projectmanagement expertise om je te assisteren bij jouw unieke projecten.

Beperkingen in cashflow

Dit kan een zorg zijn voor bedrijven onafhankelijk van branche of grootte. Als budgetten afnemen en concurrentie toeneemt, worstelen bedrijven met het vinden van kapitaal om projecten te financieren. Het vinden van aanvullende financiële resources om gespecialiseerd personeel aan te nemen als projectmanagers is dan lastig, vooral als de resources al worden aangewend om operations te ondersteunen. In dit geval kan het verstandig zijn een partij in de arm te nemen die projectmanagementdiensten op een per-project basis aanneemt.

Businessmodel beslissingen

Je kunt besluiten je projectmanagement-functies uit te besteden als gevolg van je veranderde businessmodel. Als je projecten one-offs zijn of soms ad-hoc gedaan worden, is het aanstellen van intern projectmanagement niet verstandig. Het is minder kosteneffectief en een grotere administratieve zorg om hiervoor één of meerdere FTE's aan te nemen en in te schakelen.

Wat zijn de voordelen van het oursourcen van projectmanagement

Kosten kunnen lager uitvallen

Alle projectmanagementleveranciers werken anders en bieden verschillende prijsmodellen op basis van serviceniveau, ervaring, businessmodel en overhead. Het kan wat werk vereisen om details uit te zoeken en offertes van vendoren te verkrijgen om te bepalen of een vendor kosteneffectief voor jouw bedrijf kan werken. En vergeet hierbij niet rekening te houden met financiële factoren als het op langere termijn in huis houden van PM-rollen.

Een hoger niveau van ervaring en competenties

Projectmanagement is een sterk gespecialiseerd werkveld waarin kennis en kunde vereisen dat je naar details kijkt, maar ook naar de bredere scope om business alignment te handhaven. Daarnaast zijn mensen die goed in staat zijn meerdere resources, hectische agenda's, beperking van scopecreep en lastige situaties goed te beheersen veelgevraagd en dus lastig te vinden.

Het voordeel van het in huis hebben van zulke skills is dat bedrijven projecten succesvol kunnen draaien zonder dat dit beslag legt op intern personeel en management. Maar als je niet over deze vaardigheden intern kunt beschikken, is outsourcing naar een ervaren projectmangementleverancier helemaal geen gek idee in vergelijking met het aanstellen van een minder ervaren interne projectmanager.

Objectiviteit

Externe projectmanagers brengen vaak een niveau objectiviteit met zich mee die je niet zo snel terugvindt bij intern personeel. Deze objectiviteit kan van grote waarde zijn als het gaat om projectresultaten en deliverables en maakt de kans groter dat aan alle businessrequirements wordt voldaan.

Een heldere focus

Als hij in staat is projecten goed uit te voeren en te beheersen, brengen projecten die worden gedaan door een ervaren externe PM kansen voor bedrijven met zich mee om te voldoen aan hoge verwachtingen met een heldere focus en weinig interne frictie. Dit vereist uiteraard wel voldoende support van senior management.

Wat zijn de risico's van het uitbesteden van projectmanagement?

Relaties/buy-in

Als het gaat om het verkrijgen van buy-in van interne stakeholders, kan extern projectmanagement daar meer problemen mee hebben. Soms, als een bedrijf besluit projectmanagement uit te besteden, kan een externe PM bewust of onbewust tegen problemen met intern personeel en/of personeel aankopen, bijvoorbeeld omdat hij als onbetrouwbaar of individualistisch wordt gezien.

'Projectmanagement is volop in beweging'

 

Dit kan succesvolle executie van het project tot een grotere uitdaging maken en zelf projecten doen mislukken. Dit wil niet zeggen dat outsourcing nooit werkt; het betekent wel dat er aanvullend werk vereist is om het vertrouwen en de buy-in van belangrijke stakeholders te winnen.

Minder aandacht voor bedrijfsdoelstellingen en huidige operations

Laten we eerlijk zijn, bedrijfsspecifieke kennis kan soms doorslaggevend zijn. Met de juiste en specifieke projectmanagementvaardigheden binnen de organisatie, is er het potentieel aanwezig om projecten eenvoudig en vlot te draaien en te beheren. Op dit vlak genieten interne projectmanagers (die beschikken over de vereiste skills) een voordeel boven externe projectmanagers.

Blootstelling van gevoelige bedrijfsinformatie

Het risico op een datalek is zowel aanwezig bij het werken met interne medewerkers als met externe leveranciers die toegang verkrijgen tot bedrijfsgeheimen. Dit risico kan worden gemitigeerd op verschillende manieren. Zo is het noodzakelijk dat je bedrijf helder en compleet de policies en processen uiteenzet, deze communiceert en maatregelen implementeert om securityissues op te lossen.

Betrouwbaarheid en verantwoordelijkheid

Het outsourcen van een projectmanagement-functie vereist dat de externe leverancier volledig gecommitteerd is aan alle aspecten van het project. Externe PM's zijn geen interne stakeholders en voelen niet de impact bij het wel of niet behalen van bedrijfsdoelstellingen bij het project; daarom is het cruciaal dat je ze volledig kunt vertrouwen.

Het helder definiëren van verwachtingen en doelstellingen is essentieel om succesvol projecten af te ronden. Je kunt zelfs overwegen betaling aan presteren te koppelen, alsmede werkhouding, ethisch gedrag, tijdinvesteringen en scope in de overeenkomst mee te nemen.

Denk ook aan de bedrijfscultuur als je de beslissing maakt projectmanagement uit te besteden. Outsourcet je organisatie ook al andere kritieke rollen of funcites? Is er sprake van een gezonde balans tussen interne en externe medewerkers en is men gewend te werken in virtuele teams? Kijk goed naar de interne bedrijfscultuur om te bepalen of medewerkers open staan voor het werken met een extern PMO.

Welke opties zijn beschikbaar en werken zij voor jouw organisatie?

Er zijn veel leveranciers die expertise voor outsourced projectmanagement kunenn aanbieden. De vinden van de juiste voor jouw specifieke project(en) is lastig omdat je rekening moet houden met projectgrootte, complexiteit, aard en zelfs je type bedrijf. Zeker weten dat de vendor beschikt over de expertise en resources en jouw behoeften en verwachtingen begrijpt, is cruciaal voor het succes van je projecten.

Als je opties evalueert, moet één ding duidelijk zijn: Zorg dat de beslissing past bij de bedrijfscultuur en dat de outsourcing je in staat stelt projectuitkomsten in lijn te brengen met bedrijfsdoelstellingen en strategische wensen. Onthoud ook dat wat nu misschien werkt voor jouw bedrijf in de toekomst wel geëvalueerd zal moeten worden omdat de interne en externe bedrijfsomgeving verder evolueren.